Organización de eventos y ferias


La organización de todo tipo de eventos y ferias requiere una planificación rigurosa que va más allá de la pura logística. Determinar que acciones de marketing y comunicación para deben de acompañar al evento es fundamental para optimizar su repercusión en el público al que queramos invitar o comunicar la acción.

En la actualidad organizo eventos como freelance para clientes en diferentes áreas de negocio.

Durante cuatro años como Responsable de Marketing en EPURON Spain (multinacional alemana del sector de las energías renovables) he organizado eventos tanto de tipo comercial (presentación de, productos) como institucional (inauguraciones, visitas a instalaciones) y exclusivos para medios de comunicación (ruedas de prensa, presentaciones de directivos y productos), a nivel nacional e internacional.

Organicé en la misma empresa su participación como expositor en ferias de carácter internacional gestión de medios de comunicación en ellas, así como la presencia activa de sus directivos en conferencias, seminarios y symposiums.

Durante tres años, como Marketing Executive en TFG, Saatchi & Saatchi, Londres, organicé eventos en el sector de retail para centros comerciales, como fashion shows, presentación de franquicias y ruedas de prensa.

Por otro lado, también en Londres, en CEBA, como International Communications Manager me encargué de eventos comerciales para presentación de productos de consumo.

La planificación del evento o feria depende de la naturaleza y el objetivo del mismo. Sin embargo hay una serie de pasos de suma importancia por los que debemos pasar y forman siempre parte esencial de mi trabajo:

  1. Determinar el objetivo del evento: comercial, branding, institucional…y su naturaleza: ferias sectoriales, inauguraciones, primeras piedras, presentaciones de productos, ruedas de prensa, nombramientos..
  2. Establecer o conocer el presupuesto con el que contamos.
  3. Determinar el segmento al que queremos comunicar su celebración.
  4. Diseño de calendario para establecer los tiempos de cada gestión.
  5. Planificación de la logística pura del evento: Buscar ubicaciones, negociar con proveedores: catering, generadores, luz, sonido, imagen, imprenta para cartelería, publicidad, invitaciones…fotografía, video, stands, merchandising, tarimas, carpas, flores, decoración.
  6. Selección de los personajes que liderarán o conducirán el acto: speakers, presentadores, actores, atención al cliente, técnicos, ingenieros.
  7. Preparación de discursos, guiones, películas, organización de la secuencia de actos, protocolo…
  8. Envío de invitaciones y seguimiento.
  9. Elaboración y envío de nota de prensa online y offline anunciando el evento, protagonistas y objetivo.
  10. Presentación online del acto en websites, blogs, foros, redes sociales y profesionales (Facebook, Tuenti, LinkedIn, Xing..) microblogs (Twitter), geolocalización (Foursquare)…
  11. Convocatoria de medios y seguimiento.
  12. Preparación de campaña publicitaria online y offline a nivel, local nacional o internacional, planificación de medios y soportes.
  13. Celebración puntual del evento, difusión del mismo en directo a través de redes sociales, atención a invitados y medios de comunicación, supervisión de acciones, grabación del acto.
  14. Envío de comunicado online y offline del transcurso del acto.
  15. Agradecimiento a invitados y medios de comunicación.
  16. Valoración del evento.La organización de eventos de toda clase: inauguraciones, ruedas de prensa, fashion shows, presentaciones de productos, primeras piedras, visitas guiadas, participación en ferias, symposiums etc han formado parte una fundamental de mi carrera profesional que he desarrollado con éxito para clientes y empresas de diferentes sectores y nacionalidades.

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